Три шага, которые помогут сэкономить на закупках чего угодно

Бережливого бог бережёт

«Хочешь заработать больше — автоматизируй продажи, маркетинг и HR» — любимый лозунг бизнес-тренеров с нулевым опытом в реальном бизнесе. Если вы серьёзно относитесь к своему делу, всё это вы должны были сделать без подсказок. Менее очевидная, но не менее важная задача — внедрение цифровых инструментов в отделе снабжения.

Летом 2018 года моя компания провела первое исследование предприятий мясной и кондитерской промышленности России, чтобы узнать, с помощью каких цифровых инструментов закупщики обрабатывают входящие предложения поставщиков.

Целевая группа исследования — крупные производства (с оборотом более 5 млрд рублей в год), средние (от 1,5 до 5 млрд рублей в год) и малые (менее 1,5 млрд рублей в год). В итоговую выборку попали 300 компаний из разных регионов (по 150 от каждой отрасли).

Исследование показало: чаще других для контактов с поставщиками свой сайт используют крупные компании — лидеры рынка. Я предполагаю, что когда-то они и стали лидерами как раз благодаря умению оптимизировать бизнес-процессы.

Большинство средних и малых компаний не автоматизируют работу отделов снабжения. Значит, они позднее замечают изменения на рынке, пропускают интересные предложения и потенциальных партнёров, а в результате упускают возможность сэкономить.

Шаг 1: Откажитесь от телефона

Из исследования видно, что большинство средних и малых производителей размещают на сайтах контакты закупщиков. И это лучше, чем ничего: поставщики всегда могут дозвониться в отдел снабжения. Но чаще всего туда звонит такое количество народа, что специалисты тратят на телефонные разговоры по несколько часов в день и в результате отказывают всем без разбора.

Чтобы этого не происходило, попробуйте автоматизировать работу закупщиков. Причём совсем не обязательно сразу же использовать новейшие разработки. Сначала оптимизируйте сайт.

Шаг 2: Создайте на сайте раздел «Для поставщика»

Это поможет собирать информацию от поставщиков, не отвлекая закупщиков. И в первую очередь разместите в этом разделе информацию о необходимом сырье и его количестве, а также критериях, которым должен соответствовать потенциальный партнёр. Тогда все разумные люди, которые вам не подходят, отсеются до обращения.

Затем выберите форму регистрации поставщиков, которая позволит им оставлять информацию о себе и загружать коммерческие предложения. Перед публикацией отредактируйте её под себя: задайте необходимое количество полей и названия, в том числе создайте строку «Для отдела», чтобы партнёры могли указать, кому делают предложение.

Доступ к предложениям дайте не только закупщику, но и специалистам, для которых они поступают: технологу, маркетологу, инженеру, завхозу. Специалисты будут обрабатывать свои входящие внимательнее, чем снабженец (у него на всех просто нет времени), и помогут компании сэкономить больше.

Если не хотите возиться с формой, можете воспользоваться специализированными IT-инструментами, с помощью которых закупщик может как обрабатывать входящие предложения поставщиков, так и проводить на сайте компании онлайн-тендеры, снижая цены.

Шаг 3: Разместите объявления о закупках на отраслевых сайтах

В каждой отрасли есть свои специализированные медиа. Например, Meatinfo — в мясной, Fishretail — в рыбной, Milknet — в молочной. Найдите такие медиа в своей нише и разместите на них объявления о закупках со ссылкой на форму регистрации поставщиков на корпоративном сайте.

Чем больше предложений вы получите, тем лучше будете понимать, что происходит на рынке. В том числе научитесь быстрее отслеживать изменения цен и менять поставщиков, которые их завышают.

На деле простые действия, которые я перечислил, помогут вам не только хорошо сэкономить, но также повысить прозрачность закупок, оптимизировать рабочее время снабженца и первыми получать информацию о новых технологиях и материалах, которые появляются на рынке.